Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử cần phải đáp ứng những yêu cầu gì?

1. Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử cần phải đáp ứng những yêu cầu gì?

Căn cứ Điều 9 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, yêu cầu đối với chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được quy định như sau:

(i) Các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định tại Điều 8 Nghị định 166/2016/NĐ-CP phải có đủ chữ ký số của những người có trách nhiệm ký chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định của pháp luật.

Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền thì hệ thống thông tin phải có khả năng nhận biết và xác nhận việc đã xử lý của những người có trách nhiệm theo quy định của pháp luật trong quá trình luân chuyển chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đến người ký cuối cùng.

(ii) Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023. Việc chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy.

- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử.

(ii) Khi cần thiết, chứng từ điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy, nhưng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ điện tử.

- Người thực hiện chuyển đổi chứng từ điện tử thành chứng từ giấy phải ký và ghi rõ họ tên trên chứng từ giấy; phải đóng thêm dấu đối với những loại chứng từ có quy định phải đóng dấu.

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy.

Điều kiện đối với chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử (Ảnh minh họa – Nguồn từ Internet)

2. Thời gian nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử?

Căn cứ Điều 10 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, thời gian nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được quy định như sau:

(i) Cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện các giao dịch điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần.

(ii) Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Tổ chức I-VAN gửi thông báo xác nhận đã nhận được chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đến địa chỉ thư điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân chậm nhất 15 phút sau khi nhận được chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp gửi đến.

3. Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được lưu trữ như thế nào?

Căn cứ Điều 11 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Trường hợp chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống thông tin và các chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đang lưu hành, thì tiếp tục được lưu trữ cho đến khi việc hủy chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử không làm ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác.