Mẹo sử dụng Microsoft Teams chuyên nghiệp giúp tăng năng suất làm việc

Microsoft Teams đã trở thành trung tâm phối hợp công việc tại nhiều văn phòng hiện đại. Tuy nhiên, không phải người dùng nào cũng khai thác hết các tính năng ẩn để tối ưu hóa quy trình làm việc. Dưới đây là 10 mẹo giúp bạn làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp hơn trên nền tảng này.

1. Chuyển tiếp email trực tiếp từ Outlook sang Teams

Thay vì tải tệp đính kèm về máy rồi đăng tải lại, bạn có thể gửi thẳng nội dung từ Outlook vào cuộc hội thoại trên Teams để tiết kiệm thời gian.

• Bước 1: Tại giao diện Outlook, chọn email cần chia sẻ.
• Bước 2: Nhấn chọn Share to Teams trên thanh công cụ.
• Bước 3: Chọn kênh hoặc cá nhân muốn gửi, thêm lời nhắn và nhấn Share.

2. Ghim cửa sổ cuộc họp lên trên cùng (Always on Top)

Tính năng này cho phép bạn duy trì cửa sổ Teams luôn hiển thị ngay cả khi đang thao tác trên các ứng dụng khác, giúp bạn dễ dàng theo dõi cuộc họp mà không bị gián đoạn.

• Bước 1: Tại cửa sổ cuộc họp hoặc trò chuyện, nhấn vào biểu tượng More options (ba dấu chấm) ở góc trên bên phải.
• Bước 2: Chọn Pin window on top.
• Bước 3: Tùy chỉnh kích thước hoặc kéo cửa sổ đến vị trí mong muốn trên màn hình.

3. Loại bỏ tiếng ồn bằng tính năng cách ly giọng nói (Voice Isolation)

Công nghệ AI này đặc biệt hữu ích khi bạn phải họp tại quán cà phê hoặc môi trường ồn ào. Hệ thống sẽ nhận diện và chỉ giữ lại giọng nói của bạn, loại bỏ hoàn toàn tạp âm xung quanh.

• Cách thực hiện: Truy cập phần cài đặt âm thanh để tạo hồ sơ giọng nói (mất khoảng 30 giây trong môi trường yên tĩnh). Sau khi thiết lập, tính năng sẽ tự động kích hoạt trong mọi cuộc gọi.

4. Sử dụng bản ghi chép trực tiếp (Live Transcription)

Nếu bạn tham gia cuộc họp muộn hoặc cần lưu lại biên bản, tính năng ghi chép thời gian thực sẽ giúp bạn theo dõi toàn bộ nội dung thảo luận kèm tên người nói.

• Cách kích hoạt: Vào More actions > Record and transcribe > Start transcription.
• Lưu ý: Người tham gia có thể xem bản ghi bằng cách chọn Show transcript trong cùng menu.

5. Tạo cuộc họp tức thì với Meet Now

Bạn có thể sử dụng tính năng này để luyện tập thuyết trình một mình hoặc tạo không gian thảo luận nhanh cho nhóm mà không cần lên lịch trước.

• Cách thực hiện: Vào mục Calendar, chọn Meet now ở góc trên bên phải, đặt tên cuộc họp và nhấn Start meeting.

6. Cộng tác thời gian thực với thành phần Loop

Loop cho phép tạo bảng biểu, danh sách việc cần làm ngay trong khung chat. Mọi thành viên đều có thể chỉnh sửa đồng thời và dữ liệu sẽ đồng bộ trên cả Outlook hay Whiteboard.

• Cách thực hiện: Nhấp vào biểu tượng Loop trong khung soạn thảo tin nhắn và chọn loại định dạng (danh sách, bảng, đoạn văn) bạn cần.

7. Chuyển tiếp nhiều tin nhắn cùng lúc

Teams cho phép gộp tối đa 5 tin nhắn vào một gói duy nhất để chuyển tiếp, giúp giữ nguyên ngữ cảnh và thứ tự thông tin khi chia sẻ sang nhóm khác.

• Bước 1: Di chuột qua tin nhắn, chọn More options > Forward.
• Bước 2: Chọn Multiple messages và đánh dấu các tin nhắn cần gửi.
• Bước 3: Chọn người nhận và nhấn Forward.

8. Tóm tắt cuộc họp thông minh với AI

Dành cho người dùng tài khoản Premium, tính năng Intelligent Meeting Recap sẽ đánh dấu các mốc thời gian quan trọng, ví dụ như lúc tên bạn được nhắc đến, giúp bạn không cần xem lại toàn bộ video dài.

• Cách xem: Truy cập tab Recap trong phần chi tiết cuộc họp sau khi kết thúc.

9. Sử dụng điện thoại làm thiết bị hỗ trợ (Companion Mode)

Bạn có thể dùng điện thoại làm webcam thứ hai hoặc điều khiển bài thuyết trình từ xa trong khi vẫn đang tham gia cuộc họp bằng máy tính.

• Cách thực hiện: Khi đang họp trên máy tính, mở Teams trên điện thoại và chọn Join call > Add this device.

10. Ủy quyền cho trợ lý AI Copilot

Trong các bản cập nhật tới, Copilot có khả năng sàng lọc cuộc gọi, chặn spam và tự động lên lịch gọi lại dựa trên mức độ khẩn cấp của vấn đề.

Lưu ý: Một số tính năng cao cấp như AI Recap hoặc Copilot yêu cầu gói đăng ký Microsoft 365 phù hợp và cài đặt ngôn ngữ tương thích.