Mất giấy tờ mua bán đất có được cấp Sổ đỏ không?

* Giải thích: Mua bán đất là cách thường gọi của người dân dùng để chỉ việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất.

1. Giấy tờ mua bán là căn cứ để chứng minh việc chuyển nhượng

Về nguyên tắc khi chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải lập hợp đồng bằng văn bản được công chứng hoặc chứng thực theo quy định thì giao dịch đó mới có hiệu lực về hình thức (theo quy định tại khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024).

Đồng thời, do trên thực tế trước đây nhiều trường hợp chuyển nhượng, tặng cho không có hợp đồng, văn bản được công chứng nên pháp luật đất đai có quy định công nhận giao dịch bằng giấy viết tay nếu xảy ra trước ngày 01/7/2014 và đáp ứng đủ điều kiện.

Mặc dù vậy, pháp luật đất đai hiện hành quy định người nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất muốn được cấp Giấy chứng nhận phải có hợp đồng, văn bản để chứng minh việc chuyển nhượng, tặng cho đó.

Nội dung này được nêu rõ tại 02 quy định sau:

Khoản 5 Điều 137 Luật Đất đai 2024 quy định điều kiện cấp Giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân, đang sử dụng đất có giấy tờ về quyền sử dụng đất nhưng giấy tờ đó đứng tên người khác, cụ thể:

5. Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất có một trong các loại giấy tờ quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này mà trên giấy tờ đó ghi tên người khác, kèm theo giấy tờ về việc chuyển quyền sử dụng đất, nhưng đến trước ngày Luật này có hiệu lực thi hành chưa thực hiện thủ tục chuyển quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật và đất đó không có tranh chấp thì được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; việc thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật.

Điều 42. Trình tự, thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đối với trường hợp đã chuyển quyền sử dụng đất nhưng chưa thực hiện thủ tục chuyển quyền theo quy định

1. Các trường hợp sử dụng đất sau đây do nhận chuyển quyền sử dụng đất không đúng quy định của pháp luật nhưng có chữ ký của các bên liên quan mà chưa được cấp Giấy chứng nhận và không thuộc trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì người dang sử dụng đất thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất lần đầu theo quy định của Luật Đất đai và quy định tại Nghị định này mà không phải làm thủ tục chuyển quyền sử dụng đất; cơ quan tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu người nhận chuyển quyền sử dụng đất nộp hợp đồng, văn bản chuyển quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp giấy tờ về việc nhận thừa kế quyền sử dụng đất theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 28 của Nghị định này:

a) Sử dụng đất do nhận chuyển quyền sử dụng đất trước ngày 01 tháng 7 năm 2014 đối với trường hợp không có giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại Điều 137 của Luật Đất đai;

b) Sử dụng đất do nhận chuyển quyền sử dụng đất trước ngày 01 tháng 8 năm 2024 mà có giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại Điều 137 của Luật Đất đai;

c) Sử dụng đất do nhận chuyển quyền sử dụng đất của người nhận thừa kế quyền sử dụng đất quy định tại khoản 4 Điều 45 của Luật Đất đai.

2. Mất hoặc không giấy tờ mua bán đất vẫn được cấp Sổ đỏ?

Khi mất hoặc không có giấy tờ chuyển nhượng thì người nhận chuyển nhượng vẫn được cấp Giấy chứng nhận đứng tên mình nếu đủ điều kiện được cấp. Trường hợp này, người nhận chuyển nhượng xử lý theo cách sau:

- Liên hệ với chủ cũ trước đây để làm lại giấy xác nhận là đã chuyển nhượng quyền sử dụng đất (nội dung ghi như thỏa thuận trong giấy tờ trước đây).

- Trường hợp không liên hệ được với chủ cũ thì vẫn được cấp Giấy chứng nhận nếu dữ liệu địa chính đã ghi thông tin của người nhận chuyển nhượng là người đang sử dụng đất. Mặc dù pháp luật không có quy định cụ thể với trường hợp này nhưng trên thực tế khá phổ biến.

Ví dụ: Ông A chuyển nhượng cho ông B, ông B làm mất giấy tờ mua bán nhưng thời điểm chuyển nhượng thì dữ liệu địa chính chưa thể hiện thông tin ông A là người đang sử dụng đất, sau khi chuyển nhượng cho ông B thì địa chính mới tiến hành đo đạc, kiểm kê và khi đó thông tin địa chính ghi rõ ông B là người đang sử dụng đất.

3. Điều kiện, hồ sơ và thủ tục làm Sổ đỏ

3.1. Điều kiện cấp Sổ đỏ lần đầu

Căn cứ Điều 137 và Điều 138 Luật Đất đai 2024, điều kiện cấp Giấy chứng nhận lần đầu được chia thành hai nhóm:

- Cấp giấy chứng khi người đang sử dụng đất có giấy tờ về quyền sử dụng đất.

- Cấp Giấy chứng nhận khi người đang sử dụng đất không có giấy tờ về quyền sử dụng đất.

3.2. Hồ sơ, thủ tục làm Sổ đỏ

* Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ hồ sơ.

- Thành phần hồ sơ:

Theo Điều 28 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, đối với trường hợp đăng ký cấp Giấy chứng nhận lần đầu, người sử dụng đất cần chuẩn bị:

• Đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận theo Mẫu số 04/ĐK.
• Chứng từ đã thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc các giấy tờ liên quan tới việc được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất và tài sản gắn liền với đất.
• Trích đo bản đồ địa chính (nếu có)
• Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho người khác nộp Sổ đỏ)

Ngoài các loại giấy tờ chính trên thì tùy thuộc vào nhu cầu mà người dân cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh theo từng trường hợp. Cụ thể:

• Trường hợp thừa kế quyền sử dụng đất chưa được cấp Giấy chứng nhận: Giấy tờ chứng việc được nhận thừa kế quyền sử dụng đất.
• Trường hợp là đất giao không đúng thẩm quyền: Giấy tờ về giao đất không đúng thẩm quyền hoặc chứng minh việc mua, nhận thanh lý, hóa giá, phân phối nhà ở, công trình gắn liền với đất.
• Trường hợp có vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai: Giấy tờ liên quan đến đóng phạt vi phạm hành chính.
• Trường hợp có đăng ký quyền sử dụng đất với thửa đất liền kề: Hợp đồng/Văn bản thỏa thuận/Quyết định của Tòa án về việc xác lập quyền đối với thửa đất liền kề kèm theo sơ đồ thể hiện được vị trí, kích thức của thửa đất liền kề.
• Trường hợp hộ gia đình đang sử dụng đất: Văn bản xác định các thành viên có chung quyền sử dụng đất của hộ gia đình.
• Trường hợp chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng trên đất nông nghiệp mà chủ sở hữu không đủ giấy tờ hoặc công trình được miễn giấy phép xây dựng: Hồ sơ thiết kế công trình xây dựng đã được thẩm định hoặc có kết quả nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình xây dựng.
• Trường hợp hộ gia đình/cá nhân sử dụng đất không mục đích được Nhà nước giao đất, cho thuê, công nhận quyền sử dụng đất: Quyết định xử phạt thể hiện được việc đã khắc phục hậu quả là buộc đăng ký đất đai, chứng từ nộp phạt.
• Một trong các loại giấy tờ quy định tại các điều: Điều 137; khoản 1, khoản 5 Điều 148; khoản 1, khoản 5 Điều 149 Luật Đất đai số 31/2024/QH15 (nếu có).
• Trường hợp đất gốc có giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại Điều 137 Luật Đất đai 2024 mà có diện tích tăng thêm đã được cấp Giấy chứng nhận: Nộp giấy tờ về việc chuyển quyền và Giấy chứng nhận đã cấp với phần đất tăng thêm.

* Trình tự, thủ tục làm Sổ đỏ

Theo quy định tại Điều 31, Điều 36 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, thủ tục cấp Sổ đỏ lần đầu được quy định như sau:

Bước 1. Nộp hồ sơ

Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 21 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, nơi nộp hồ sơ đối với trường hợp cấp Sổ đỏ lần đầu là Bộ phận Một cửa theo quy định của Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh nơi có đất.

Bước 2. Tiếp nhận hồ sơ

Trường hợp 1: Hồ sơ thiếu

Nếu hồ sơ vẫn còn thiếu hoặc giấy tờ chưa hợp lệ thì phải thông báo và hướng dẫn người nộp bổ sung hồ sơ.

Trường hợp 2: Hồ sơ đủ

Nếu hồ sơ đủ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ, làm Phiếu hẹn trả kết quả và chuyển hồ sơ đến UBND cấp xã.

Bước 3. Xác nhận hiện trạng đất

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, UBND xã thực hiện xác nhận hiện trạng của đất có hay không có nhà ở/công trình xây dựng và đất có đang bị tranh chấp hoặc dính quy hoạch hay không.

Ngoài xác nhận hiện trạng mảnh đất, UBND xã còn xác nhận các giấy tờ pháp lý liên quan tùy theo từng trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 33 Nghị định 101/2024/NĐ-CP

Bước 4. Đo đạc, xác minh bản trích đo địa chính

- Trường hợp đã có bản đồ địa chính: Cung cấp trích lục bản đồ địa chính

- Trường hợp chưa có bản đồ địa chính: Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện trích đo địa chính thửa đất hoặc kiểm tra lại bản trích đo địa chính do người sử dụng đất nộp.

- Thời gian thực hiện: không quá 05 ngày làm việc.

- Chi phí đo đạc: Do người sử dụng đất chi trả.

- Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra hồ sơ đăng ký; xác minh thực địa (nếu cần thiết) sau đó tiến hành xác nhận đủ hay không đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất vào đơn đăng ký.

Bước 5. Người nộp hồ sơ thực hiện nghĩa vụ tài chính

Trong bước này người dân chỉ cần lưu ý vấn đề sau:

- Các loại lệ phí phải nộp: Lệ phí cấp Giấy chứng nhận, tiền sử dụng đất (nếu có), lệ phí trước bạ, phí thẩm định hồ sơ (nếu có).

Trường hợp được miễn, giảm một trong những khoản lệ phí trên thì cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính đó.

- Khi nộp tiền xong thì phải giữ hóa đơn, chứng từ để xác nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ tài chính và mang theo để xuất trình khi nhận Giấy chứng nhận.

Lưu ý: Chỉ được nhận Sổ khi đã nộp xong các khoản lệ phí, trừ trường hợp ghi nợ tiền sử dụng đất.

Bước 6. Trả kết quả và nhận lại Giấy chứng nhận

Thời gian đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu là không quá 20 ngày; còn thời gian cấp Giấy chứng nhận lần đầu là không quá 03 ngày làm việc theo Điều 22 Nghị định 101/2024/NĐ-CP.

Như vậy, tổng thời gian kể từ khi nộp hồ sơ cho tới khi nhận lại Giấy chứng nhận sẽ là không quá 23 ngày làm việc.

Trên đây là quy định trả lời cho vướng mắc: Mất giấy tờ mua bán đất có được cấp Sổ đỏ không? Theo đó, vẫn có trường hợp mất hoặc không có giấy tờ mua bán đất được cấp Sổ đỏ nếu có đủ điều kiện.

Phạm Hằng