Hồ sơ địa chính gồm những gì? Hướng dẫn lập hồ sơ địa chính

1. Hồ sơ địa chính gồm những gì?

Căn cứ Mục 1 Chương 2 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT, hồ sơ địa chính bao gồm các thành phần sau đây:

- Sổ địa chính: Gồm các thông tin: Thông tin về thửa đất/đối tượng địa lý hình tuyến; Thông tin về người được Nhà nước giao đất, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất; Thông tin về tài sản gắn liền với đất; Thông tin về quyền sử dụng đất...

- Bản sao Giấy chứng nhận: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở; quyền sở hữu nhà ở...

2. Hướng dẫn lập hồ sơ địa chính

Căn cứ Điều 16, Điều 17 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT, cách lập đối với mỗi loại tài liệu, giấy tờ trong hồ sơ địa chính có sự khác nhau, cụ thể:

2.1 Lập bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai

- Thực hiện theo quy định về đo đạc, lập bản đồ địa chính. Việc lập bản đồ địa chính nhằm mục đích phục vụ việc đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận và các yêu cầu khác trong quản lý nhà nước về đất đai.

- Lập dưới dạng số, lưu giữu trong Cơ sở dữ liệu đất đai và được in ra giấy để sử dụng và cung cấp thông tin đất đai.

2.2 Lập Sổ địa chính

- Lập theo từng đơn vị hành chính cấp xã/cấp huyện (nếu không có đơn vị hành chính cấp xã); thông tin của mỗi thửa đất được thể hiện trên 01 trang sổ riêng, thể hiện kết quả đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo từng thửa đất....

Riêng thửa đất có nhà chung cư, công trình xây dựng khác của dự án bất động sản thì còn phải có kết quả đăng ký của từn căn hộ, mỗi căn hộ thể hiện vào 01 trang sổ riêng.

- Lập ở dạng số (Mẫu số 01/ĐK kèm Thông tư này); được ký duyệt bằng chữ ký điện tử của Giám đốc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) hoặc Giám đốc VPĐKĐĐ.

2.3 Lập hệ thống bản lưu Giấy chứng nhận

Cụ thể là Giấy chứng nhận (bản sao hoặc quét từ bản gốc trước khi trao cho người sử dụng đất). Nếu chưa được quét bản gốc trước ngày 01/8/2024 thì quét bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp khi:

• Xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia
• Thực hiện đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất.

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bản màu trắng)
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở (bản màu xanh)
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng (khi đăng ký biến động)
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình xây dựng (bản sao)

2.4 Hồ sơ lưu trữ khi thực hiện thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận

Bao gồm các loại giấy tờ:

• Giấy tờ được nộp khi đăng ký, cấp Giấy chứng nhận
• Giấy tờ được cấp trong quá trình đăng ký, cấp Giấy chứng nhận
• Giấy chứng nhận được thu hồi (được đóng dấu "đã thu hồi"

Trong đó: Hồ so này được lưu trực cho từng thửa đất, từng căn hộ, được đánh thứ tự theo thời gian ghi vào sỏ địa chính gồm 06 chữ số và đánh số liên tục, tiếp theo số thứ tự của hồ sơ đã lập trước ngày 01/8/2024.

Ngoài ra, một số trường hợp đặc biệt như sau:

• Nhiều thửa đất nông nghiệp đăng ký lần đầu mà cấp chung 01 Giấy chứng nhận  thì lập một hồ sơ chung cho các thửa đất đó. Nếu không cấp Giấy chứng nhận thì lập một hồ sơ chung cho các thửa đất.
• Đăng ký biến động mà tách thửa thì lập riêng hồ sơ cho từng thửa đất mới tách
• Đăng ký biến động mà hợp thửa thì lập hồ sơ cho thừa đất mới trên cơ sở hợp nhất các hồ sơ của các thửa đất được hợp trước đó.

2.5 Sổ cấp Giấy chứng nhận

Sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (sau đây gọi là sổ cấp Giấy chứng nhận) được lập để theo dõi, quản lý việc cấp Giấy chứng nhận như sau:

• Với trường hợp cấp Giấy chứng nhận lần đầu: Lập và quản lý sổ cấp Giấy chứng nhận do Cơ quan có chức năng quản lý đất đai thực hiện.
• Với người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất thuộc thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận của cơ quan mình sẽ do Văn phòng đăng ký đất đai lập và quản lý sổ cấp Giấy chứng nhận.

Trong đó, sổ cấp Giấy chứng nhận được lập theo Mẫu số 02/ĐK kèm Thông tư này.

Khắc Niệm