Điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên thế nào?

1. Hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức để làm gì?

Theo quy định tại Điều 17 Thông tư 05/2024/TT-BXD, hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất trong Hội nghị nhà chung cư lần đầu. Hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư thường niên có các nội dung sau đây:

- Thông qua báo cáo của Ban quản trị về kết quả hoạt động của Ban quản trị và thông qua các khoản thu, chi hàng năm của Ban quản trị;

- Xem xét, thông qua quyết toán kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư trong năm và thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của năm sau do Ban quản trị báo cáo;

- Xem xét, quyết định việc tiếp tục ký hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư trong trường hợp hợp đồng có thời hạn 12 tháng;

- Quyết định các nội dung khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư theo quy định tại điểm g khoản 3 Điều 145 của Luật Nhà ở 2023 (nếu có)

2. Điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên

Cũng theo Điều 17 Thông tư 05/2024/TT-BTC, hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất trong Hội nghị nhà chung cư lần đầu

- Đối với Hội nghị tòa nhà chung cư thường niên mà kết hợp quyết định một trong các vấn đề sau đây thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự:

• Bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị trong trường hợp phải bầu các vị trí này

• Miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới
• Bầu thay thế thành viên Ban quản trị không phải là Trưởng ban, Phó ban do bị miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc bị chết, mất tích trong trường hợp đã tổ chức lấy ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư nhưng không đủ số người đồng ý...

Đối với hội nghị cụm nhà chung cư thường niên kết hợp quyết định bầu Trưởng ban quản trị thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao của cụm nhà chung cư đó tham dự.

Theo đó, trường hợp không đủ số người tham dự nêu trên thì Ban quản trị nhà chung cư đề nghị Ủy ban nhân dân xã, phường tổ chức hội nghị nhà chung cư theo quy định.

3. Mẫu Biên bản họp Hội nghị nhà chung cư thường niên

Bạn đọc có thể tham khảo mẫu Biên bản họp Hội nghị nhà chung cư thường niên dưới đây:

Tải về

Sửa/In biểu mẫu

BIÊN BẢN HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ

I. THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM VÀ THÀNH PHẦN THAM DỰ  

1. Thời gian: … giờ ... phút đến ... giờ … phút, ….., ngày … tháng .. năm 20…

2. Địa điểm: …………. 

3. Thành phần tham dự: 

3.1. Đại diện Chủ đầu tư 

- Ông/Bà: …………………. Chức vụ: ………………

- Ông/Bà: ………………. Chức vụ: ………………

- Ông/Bà: ……………. Chức vụ: ………………… 

3.2. Đại diện Ban quản lý tòa nhà  

- Ông ……………. – Giám đốc tòa nhà 

3.3. Đại diện cơ quan chức năng 

- Ông/bà: …………………………

- Ông/bà: ……………………………

- Ông/bà: ………………………………

II. PHẦN KHAI MẠC HỘI NGHỊ  

1. Báo cáo số lượng đại biểu: 

Ông …………… báo cáo: tính đến ….giờ ….phút ngày .. tháng … năm 2020, tổng số đại  biểu tham dự (trực tiếp và ủy quyền) tại Hội nghị lần đầu nhà chung cư ….. là…../… căn hộ tổng số chủ sở hữu căn hộ. Đạt tỷ lệ……% đảm bảo đủ điều kiện để tiến hành Hội nghị nhà chung cư lần đầu theo quy định tại khoản 1, Điều 17 của quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư số 05/2024/TT-BXD ngày 31/07/2024. 

2. Thông qua quy chế biểu quyết và chương trình làm việc tại Hội nghị. a. Thông qua quy chế làm việc tại hội nghị  theo tài liệu đính kèm hội nghị

Kết quả biểu quyết: …% đồng ý thông qua quy chế biểu quyết và làm việc của hội nghị.

b. Thông qua chương trình làm việc tại hội nghị với các nội dung sau: ❖ Bầu thành viên Ban quản trị nhiệm kì … 

❖ Dự thảo thông qua quy chế tổ chức Hội nghị nhà chung cư; 

❖ Dự thảo thông qua quy chế bầu Ban quản trị; 

❖ Dự thảo thông qua quy chế tổ chức, hoạt động Ban quản trị; 

❖ Dự thảo thông qua quy chế thu, chi tài chính Ban quản trị; 

❖ Dự thảo thông qua nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư; 

❖ Dự thảo thông qua ngân sách hoạt động nhà chung cư năm 20..

❖ Dự thảo thông qua kế hoạch bảo trì nhà chung cư năm 20.. 

❖ Thông qua lựa chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư; 

❖ Thông qua mức giá quản lý, vận hành nhà chung cư 

Kết quả biểu quyết: …. % đồng ý thông qua chương trình làm việc tại hội nghị. 

3. Thông qua số lượng, danh sách đoàn chủ tịch, ban thẩm tra và ban thư ký: 

Thông qua số lượng, danh sách đoàn chủ tịch và ban thư ký do Hội nghị đề cử, kết quả như sau: 

a. Đoàn chủ tịch gồm: 

- Ông ……………… Chức vụ: ………………

- Ông ……………… Chức vụ: ………………

- Ông ……………… Chức vụ: …………………

- Ông ………………… Chức vụ: ……………

- Ông ………………… Chức vụ: ………………

- Ông …………………… Chức vụ: ……………

b. Ban thư ký gồm: 

- Bà ………………….. – Đại diện …….. 

- Ông …………………. – Đại diện Ban quản lý tòa nhà 

c. Ban thẩm tra tư cách đại biểu gồm:  

- Ông ………………Đại diện chủ sở hữu căn hộ: ………… 

- Bà ………………...Đại diện Ban quản lý tòa nhà

III. TIẾN TRÌNH HỘI NGHỊ  

A. NỘI DUNG BÁO CÁO  

B. Ý KIẾN THẢO LUẬN  

Các ý kiến của cư dân được nêu và thảo luận tại Hội nghị cụ thể sau đây: C. BẦU THÀNH VIÊN BAN QUẢN TRỊ NHIỆM KỲ ………-…………..  

Danh sách thành viên Ban quản trị được lựa chọn. Biên bản kiểm phiếu bầu thành viên  Ban quản trị được đính kèm. 

1. Ông/Bà: …………… Chức vụ: ………  

Căn hộ/Diện Tích Khác số: ……………. thuộc Tháp ………… 

2. Ông/Bà: ……………Chức vụ: …….. 

Căn hộ/Diện Tích Khác số: ……………. thuộc Tháp ………… 

3. Ông/Bà: …………… Đại diện Chủ Đầu Tư. 

4. Ông/Bà: …………… Chức vụ: …………… 

Căn hộ/Diện Tích Khác số: ……………. thuộc Tháp ………… 

5. Ông/Bà: ……………Chức vụ: …………… 

Căn hộ/Diện Tích Khác số: ……………. thuộc Tháp ………… 

6. Ông/Bà: ……………Chức vụ: ……………. 

Căn hộ/Diện Tích Khác số: ……………. thuộc Tháp ………… 

D. BIỂU QUYẾT VÀ THÔNG QUA CÁC NỘI DUNG TẠI HỘI NGHỊ  

Đoàn chủ tịch đề nghị Hội nghị biểu quyết theo hình thức ghi vào phiếu biểu quyết đối và thông qua các nội dung đề cập tại Hội nghị và đạt kết quả biểu quyết như sau: 

1. Thông qua dự toán ngân sách quản lý, vận hành năm …. 

Kết quả: 

- Ý kiến đồng ý:……………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. % 

- Ý kiến không đồng ý: ……………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. % 

2. Thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư năm 20……

 Kết quả: 

- Ý kiến đồng ý: ……………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. % 

- Ý kiến không đồng ý: ……………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. %

3. Thông qua việc lựa chọn đơn vị quản lý vận hành giai đoạn ….-……

Kết quả: 

- Ý kiến đồng ý:……………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. % 

- Ý kiến không đồng ý: ……………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. %

4. Thông qua mức giá quản lý vận hành nhà chung cư là …… đồng/m2(đã/chưa  bao gồm VAT) 

Kết quả: 

- Ý kiến đồng ý:………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. % 

- Ý kiến không đồng ý: ……… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. %

5. Thông qua dự thảo quy chế tổ chức Hội nghị nhà chung cư

Kết quả: 

- Ý kiến đồng ý:………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. % 

- Ý kiến không đồng ý: …………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. %

6. Thông qua dự thảo quy chế tổ chức, hoạt động Ban quản trị nhà chung cư

Kết quả: 

- Ý kiến đồng ý:…………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. % 

- Ý kiến không đồng ý: …………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. %

7. Thông qua dự thảo quy chế bầu ban quản trị nhà chung cư Kết quả: 

- Ý kiến đồng ý:……………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. % 

- Ý kiến không đồng ý: ……………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. %

8. Thông qua dự thảo quy chế thu, chi tài chính Ban quản trị nhà chung cư

Kết quả: 

- Ý kiến đồng ý:……………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. % 

- Ý kiến không đồng ý: ……………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. %

9. Thông qua dự thảo nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư

Kết quả: 

- Ý kiến đồng ý:……………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. % 

- Ý kiến không đồng ý: ……………… phiếu biểu quyết, đạt tỷ lệ ……. %

IV. THÔNG QUA NỘI DUNG BIÊN BẢN  

Ông …………….. thông qua nội dung biên bản Hội nghị 

Tại hội nghị, thay mặt Đoàn chủ tịch ông ………. báo cáo thông qua các vấn đề được cư dân thông qua. Hội nghị đã biểu quyết thông qua 100% toàn văn nội dung của biên bản này. 

Biên bản này là cơ sở để ban hành Nghị quyết của Hội nghị nhà chung cư lần đầu năm  20…. 

Hội nghị bế mạc lúc 12h00 cùng ngày. 

Trên đây là toàn bộ nội dung liên quan đến Hội nghị nhà chung cư thường niên. Mọi vấn đề vướng mắc liên quan đến đất đai - nhà ở, bạn đọc liên hệ 1900.6192 để được LuatVietnam hỗ trợ cụ thể.

Ngọc Thúy